Secretária Executiva

• Apoio Administrativo

Gerenciar agenda do Diretor Geral (reuniões, compromissos, viagens);

Atender e filtrar telefonemas, e-mails e correspondências;

Redigir, revisar e organizar ofícios, memorandos, atas e relatórios;

Controlar arquivos físicos e digitais, garantindo fácil acesso e sigilo;

Gerir economato e consumíveis; apoiar áreas de suporte (RH, Finanças, OPS/Vendas, Risco, Logística e Manutenção);

Receber emails, marcar e controlar pedidos de manutenção das viaturas da empresa;

Assegurar criação de Ordem de Compras para compras do escritório (eletricidade, gasóleo, bens alimentares, água, pagamentos a prestadores, etc.);

Organizar e gerir os floats da equipe, incluindo o Director Geral.

• Organização e Planejamento

Organizar reuniões (convocações, pauta, atas e acompanhamento de decisões);

Preparar materiais e apresentações para reuniões internas e externas;

Coordenar viagens oficiais, reservas e prestação de contas alinhadas à tesouraria;

Acompanhar prazos e solicitações do Diretor Geral.

• Comunicação Institucional

Atuar como elo de comunicação entre Diretor Geral, gestores, colaboradores e público externo;

Transmitir orientações e decisões da diretoria com clareza e profissionalismo;

Manter relacionamento com órgãos, parceiros e autoridades, quando necessário.

• Apoio Estratégico

Auxiliar no monitoramento de projetos e metas da Direção Geral;

Organizar informações para tomada de decisão;

Controlar documentos e processos estratégicos.

• Confidencialidade e Ética

Manter sigilo absoluto sobre informações estratégicas e pessoais;

Agir com ética, discrição e profissionalismo em todas as atividades.

• Aptidões Técnicas / Profissionais

Gestão de agendas e planejamento executivo;
Organização de reuniões e eventos corporativos;
Redação e revisão de documentos (ofícios, memorandos, relatórios, atas);
Gestão de arquivos físicos e digitais;
Controle de compras, pedidos e POs (Procurement);
Coordenação de viagens corporativas e prestação de contas;
Apoio administrativo a diversas áreas (RH, Finanças, Operações, Logística);
Gestão de consumíveis e recursos de escritório;
Monitoramento de projetos e acompanhamento de metas estratégicas.

• Aptidões Interpessoais / Soft Skills

Comunicação clara e profissional;
Discrição, ética e confidencialidade;
Habilidade em transmitir orientações e decisões da diretoria;
Trabalho em equipe e colaboração interdepartamental;
Capacidade de organização e atenção a detalhes;
Planejamento e priorização de tarefas;
Resolução de problemas e tomada de decisão.

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